Welche Abläufe du zuerst automatisieren solltest

Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass am falschen Ende angefangen wird – meist beim spektakulärsten Projekt statt beim wirksamsten. Diese Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt.

Die zwei Fragen, die alles entscheiden

Ob sich ein Ablauf zum Automatisieren eignet, hängt an zwei Eigenschaften. Beide müssen zutreffen.

• Wie oft kommt er vor? Etwas, das dreimal am Tag passiert, hat hundertmal mehr Hebel als etwas, das zweimal im Jahr passiert – selbst wenn Letzteres länger dauert.
• Läuft er immer gleich ab? Je weniger Ausnahmen und Ermessensentscheidungen, desto zuverlässiger die Automatisierung. Abläufe, bei denen jeder Fall anders liegt, gehören in Menschenhand.

Trifft nur eine der beiden Eigenschaften zu, lohnt sich meist eine Teilautomatisierung: der Standardfall läuft automatisch, die Ausnahme landet zur Prüfung auf dem Tisch.

Die Rechnung, die du vorher machen solltest

Nimm den Ablauf, schätze die Zeit pro Vorgang und wie oft er vorkommt. Ein Beispiel: Angebotserstellung, 25 Minuten, achtmal die Woche. Das sind gut 3,3 Stunden pro Woche oder rund 170 Stunden im Jahr.

Bei 45 Euro kalkulatorischem Stundensatz entspricht das etwa 7.500 Euro jährlich. Selbst wenn eine Automatisierung nur 60 Prozent davon einspart, bleiben über 4.500 Euro pro Jahr – bei einmaligen Projektkosten im niedrigen vierstelligen Bereich.

Diese Rechnung kannst du für jeden Ablauf in fünf Minuten aufstellen. Sie ersetzt jede Diskussion darüber, ob sich Digitalisierung „lohnt".

Die fünf Abläufe, die sich fast immer rechnen

• Anfragen entgegennehmen. Vom Formular direkt ins System, mit sofortiger Eingangsbestätigung. Spart das Abtippen und verhindert, dass Anfragen liegen bleiben.
• Angebote erstellen. Aus wiederkehrenden Bausteinen statt aus dem alten Angebot per Kopieren und Einfügen – das ist auch die häufigste Fehlerquelle.
• Termine vereinbaren. Das klassische Hin und Her per Telefon kostet pro Termin oft mehr Zeit als der Termin selbst.
• Belege und Rechnungen verarbeiten. Auslesen, zuordnen, an die Buchhaltung weitergeben. Rechnet sich meist schon im ersten Jahr.
• Wiederkehrende Nachrichten. Terminerinnerungen, Statusmeldungen, Nachfassen nach dem Angebot. Der Punkt, an dem am meisten Umsatz einfach liegen bleibt.

Wovon du die Finger lassen solltest

Nicht alles gehört automatisiert. Finger weg von Abläufen, bei denen jeder Fall anders liegt, bei denen Menschen eine Einschätzung treffen müssen oder bei denen ein Fehler teuer wird und niemand ihn bemerkt.

Ebenfalls schlecht geeignet: Abläufe, die niemand im Betrieb erklären kann. Wenn drei Leute drei verschiedene Beschreibungen liefern, ist der Ablauf selbst das Problem – nicht die fehlende Software. Dann kommt zuerst die Klärung, dann die Technik.

So fängst du an

Nimm eine Woche lang mit, was dich am meisten Zeit kostet. Nicht schätzen – notieren. Die Liste sieht danach fast immer anders aus als erwartet.

Dann nimm den Ablauf mit der besten Rechnung, nicht den mit der spannendsten Technik. Ein einzelner funktionierender Ablauf überzeugt das Team mehr als jede Präsentation, und der zweite wird dann deutlich einfacher.